Kriseberedskap for ansatte på reise

Kriseberedskap for ansatte på reise er først og fremst en beslutning om å fordele ansvar mellom leder, HR, assistanseaktør og pårørende.

Et scenario som viser risikoen

En naturhendelse rammer et reisemål og bedriften vet ikke hvor alle ansatte befinner seg.

Underlaget bedriften bør samle

For denne vurderingen er reiseliste, kontaktkjede og fullmakter et naturlig utgangspunkt.

Årlig kontroll og samspill med ReAI

Sammenlign reiseliste, kontaktkjede og fullmakter med fjorårets opplysninger og forsikringsbevis.

Matns rolle og faglig forbehold

Slik bruker dere guiden i praksis

Slik forbereder bedriften et presist beslutningsgrunnlag for å fordele ansvar mellom leder, HR, assistanseaktør og pårørende. Sett påstanden på prøve med følgende situasjon: en medarbeider som blir syk under et utenlandsoppdrag og må forlenge reisen mens viktig utstyr befinner seg på et annet sted. For daglig leder, økonomiansvarlig og den som eier virksomhetens risikobilde er poenget å se om Kriseberedskap for ansatte på reise fortsatt fungerer når tiden er knapp og grunnlaget ikke er perfekt.

Før, under og etter

1. Før: Avklar formålet, ansvarlig person og hvilke av reisende, formål, varighet, land, utstyr, helse- og sikkerhetsrutiner og kontaktpunkter som allerede er kontrollert.
2. Under: Registrer beslutninger og avvik der de oppstår. Ikke flytt saken videre bare fordi ett system viser grønn status.
3. Etter: Kontroller utfallet mot åpne risikotiltak, dokumentasjonsmangler, endringer siden forrige gjennomgang og tid til gjenopptatt drift, og dokumenter hvem som lukket eventuelle forskjeller.

I denne gjennomgangen bør teamet arbeide med flere reelle eksempler. Velg noen som gikk som planlagt, ett som krevde manuell retting, og ett som ble stoppet. Da blir det mulig å skille mellom en sjelden brukerfeil og et mønster som skyldes uklare roller eller svakt datagrunnlag.

Avviket er den viktigste delen

For Kriseberedskap for ansatte på reise bør et avvik ha en eier, en frist og en synlig konsekvens. Beskriv hva som må korrigeres ved kilden, hvilke andre registreringer som påvirkes, og hva som må bekreftes før saken kan lukkes. Det reduserer risikoen for at generelle summer og produktnavn erstatter en konkret beskrivelse av eksponering, avbrudd og ansvar.

En god akseptansetest er at en kollega kan finne reisende, formål, varighet, land, utstyr, helse- og sikkerhetsrutiner og kontaktpunkter, forstå beslutningen og gjenta kontrollen uten muntlig hjelp. Følg deretter utviklingen i åpne risikotiltak, dokumentasjonsmangler, endringer siden forrige gjennomgang og tid til gjenopptatt drift. Hvis tallene ikke endrer seg, må virksomheten undersøke om tiltaket treffer den faktiske årsaken.

Hvis virksomheten vil arbeide videre med Kriseberedskap for ansatte på reise i sin egen situasjon, kan den be Matn om en risikogjennomgang.

Les også Årlig kontroll av tjenestereiseforsikringen.

Les også Langvarig utenlandsopphold for ansatte.

Kilder og forbehold

Kontroller reisemålet mot Utenriksdepartementets reiseinformasjon og forsikringsforholdet mot forsikringsavtaleloven. Reiseinformasjon, innreiseregler og vilkår kan endres, og må sjekkes før avreise.