Årlig kontroll av tjenestereiseforsikringen
Slik forbereder bedriften et presist beslutningsgrunnlag for å avstemme avtalen mot faktiske reisemønstre og ansatte.
Årlig kontroll av tjenestereiseforsikringen er først og fremst en beslutning om å avstemme avtalen mot faktiske reisemønstre og ansatte.
Et scenario som viser risikoen
Reiseaktiviteten har flyttet seg fra Norden til lengre prosjektopphold uten at avtalen er vurdert på nytt.
Underlaget bedriften bør samle
For denne vurderingen er reiseregninger, land og reisedøgn et naturlig utgangspunkt.
Årlig kontroll og samspill med ReAI
Som teknologipartner kan ReAI for avstemming av reisekostnader bidra med et konsistent faktagrunnlag fra regnskapet. ReAI er ikke forsikringsgiver eller forsikringsformidler.
Sammenlign reiseregninger, land og reisedøgn med fjorårets opplysninger og forsikringsbevis.
Slik bruker dere guiden i praksis
Slik forbereder bedriften et presist beslutningsgrunnlag for å avstemme avtalen mot faktiske reisemønstre og ansatte. Sett påstanden på prøve med følgende situasjon: en medarbeider som blir syk under et utenlandsoppdrag og må forlenge reisen mens viktig utstyr befinner seg på et annet sted. For daglig leder, økonomiansvarlig og den som eier virksomhetens risikobilde er poenget å se om Årlig kontroll av tjenestereiseforsikringen fortsatt fungerer når tiden er knapp og grunnlaget ikke er perfekt.
Før, under og etter
- Før: Avklar formålet, ansvarlig person og hvilke av reisende, formål, varighet, land, utstyr, helse- og sikkerhetsrutiner og kontaktpunkter som allerede er kontrollert.
- Under: Registrer beslutninger og avvik der de oppstår. Ikke flytt saken videre bare fordi ett system viser grønn status.
- Etter: Kontroller utfallet mot åpne risikotiltak, dokumentasjonsmangler, endringer siden forrige gjennomgang og tid til gjenopptatt drift, og dokumenter hvem som lukket eventuelle forskjeller.
I denne gjennomgangen bør teamet arbeide med flere reelle eksempler. Velg noen som gikk som planlagt, ett som krevde manuell retting, og ett som ble stoppet. Da blir det mulig å skille mellom en sjelden brukerfeil og et mønster som skyldes uklare roller eller svakt datagrunnlag.
Avviket er den viktigste delen
For Årlig kontroll av tjenestereiseforsikringen bør et avvik ha en eier, en frist og en synlig konsekvens. Beskriv hva som må korrigeres ved kilden, hvilke andre registreringer som påvirkes, og hva som må bekreftes før saken kan lukkes. Det reduserer risikoen for at generelle summer og produktnavn erstatter en konkret beskrivelse av eksponering, avbrudd og ansvar.
En god akseptansetest er at en kollega kan finne reisende, formål, varighet, land, utstyr, helse- og sikkerhetsrutiner og kontaktpunkter, forstå beslutningen og gjenta kontrollen uten muntlig hjelp. Følg deretter utviklingen i åpne risikotiltak, dokumentasjonsmangler, endringer siden forrige gjennomgang og tid til gjenopptatt drift. Hvis tallene ikke endrer seg, må virksomheten undersøke om tiltaket treffer den faktiske årsaken.
Hvis virksomheten vil arbeide videre med Årlig kontroll av tjenestereiseforsikringen i sin egen situasjon, kan den be Matn om en risikogjennomgang.
Kilder og forbehold
Kontroller reisemålet mot Utenriksdepartementets reiseinformasjon og forsikringsforholdet mot forsikringsavtaleloven. Reiseinformasjon, innreiseregler og vilkår kan endres, og må sjekkes før avreise.