Refusjons- og retursvindel i bedriften
Slik forbereder bedriften et presist beslutningsgrunnlag for å kartlegge hvordan penger eller varer kan tas ut gjennom returprosessen.
Refusjons- og retursvindel i bedriften er først og fremst en beslutning om å kartlegge hvordan penger eller varer kan tas ut gjennom returprosessen.
Et scenario som viser risikoen
En kjede ser uvanlig mange manuelle returer uten kobling til opprinnelig betaling.
Underlaget bedriften bør samle
For denne vurderingen er returdata, fullmakter og varelager et naturlig utgangspunkt.
Årlig kontroll og samspill med ReAI
Sammenlign returdata, fullmakter og varelager med fjorårets opplysninger og forsikringsbevis.
Matns rolle og faglig forbehold
Slik tester dere rutinen i praksis
Slik forbereder bedriften et presist beslutningsgrunnlag for å kartlegge hvordan penger eller varer kan tas ut gjennom returprosessen. I stedet for å godkjenne Refusjons- og retursvindel i bedriften ut fra en presentasjon, bør daglig leder, økonomiansvarlig og den som eier virksomhetens risikobilde kjøre en avgrenset test med egne data og et definert avvik. Når virksomheten arbeider med Refusjons- og retursvindel i bedriften, er det mest avslørende å teste en realistisk avvikssituasjon fremfor en perfekt standardprosess.
Testdata
Velg et representativt utvalg saker og kontroller at de samlet dekker verdier, aktiviteter, avtaler, hendelseshistorikk, sikringstiltak og økonomiske konsekvenser. Fjern eller skjerm opplysninger som ikke er nødvendige for testen. Noter forventet resultat på forhånd, slik at teamet ikke tilpasser vurderingen etter det systemet faktisk leverer.
Gjennomføring
- Kjør normalflyten fra risikokartleggingen, forebyggende tiltak, dokumentasjonen og dialogen med et registrert forsikringsforetak eller en registrert formidler.
- Gjenta testen med denne hendelsen: en mindre bedrift som har fått ny kontrakt, flere ansatte og dyrere utstyr uten å oppdatere risikogrunnlaget.
- La en annen person kontrollere grunnlaget og ta stilling til hvilken risiko virksomheten kan redusere selv, bære økonomisk eller be en kvalifisert aktør vurdere for dekning.
- Registrer manuelle steg, uklare valg og data som må rettes flere steder.
Akseptansekriterier
Testen av Refusjons- og retursvindel i bedriften er bestått når utfallet kan forklares, avviket er synlig og neste person kan arbeide videre uten en muntlig overlevering. Den er ikke bestått hvis generelle summer og produktnavn erstatter en konkret beskrivelse av eksponering, avbrudd og ansvar. Da bør virksomheten rette arbeidsflyten eller avgrense bruken før løsningen rulles ut bredere.
Følg opp på et avtalt tidspunkt med åpne risikotiltak, dokumentasjonsmangler, endringer siden forrige gjennomgang og tid til gjenopptatt drift. Kombiner måltallene med en gjennomgang av enkeltsaker; gjennomsnitt kan skjule sjeldne feil med stor konsekvens. Dokumenter deretter hva som skal beholdes og hvilket problem som fortsatt krever tiltak.
Hvis virksomheten vil arbeide videre med Refusjons- og retursvindel i bedriften i sin egen situasjon, kan den be Matn om en risikogjennomgang.
Les også Svindelrisiko under ferie og bemanningsskifte.
Les også Forsikring mot underslag fra ansatte.
Kilder og forbehold
Sammenhold forebyggende tiltak med NSMs grunnprinsipper og kontroller forsikringsforhold mot forsikringsavtaleloven. Dekning avhenger blant annet av hendelsesforløpet, sikkerhetskravene og fullstendige vilkår.